Die Referatsleiterin der Kreiskasse Stephanie Jung und ihr Team nehmen sich Zeit, um die Kollegen im Kreishaus bei der Einführung des digitalen Rechnungsworkflow zu unterstützen.

Digitaler Rechnungsworkflow eingeführt

42.000 Kassenanordnungen laufen im Kreishaus nun online - Die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz geht in der Verarbeitung von Rechnungen und Kassenanordnungen neue Wege. Seit Mitte Mai werden eingehende Rechnungen und sämtliche Kassenanordnungen digital weiterverarbeitet. Rund 360 Mitarbeiter im Kreishaus und in den Außenstellen der Kreisverwaltung arbeiten seitdem im neuen System. Trotz kurzer Projektphase lief die Umstellung reibungslos.

Früher wurden Kassenanordnungen, also Zahlungsanweisungen an die Kreiskasse, digital erstellt, dann ausgedruckt, mit Anlagen wie zum Beispiel der Rechnung versehen, unterzeichnet und per Umlaufmappe über die Hauspost an die Kreiskasse weitergegeben. Nach der Verbuchung hat die Kreiskasse die Kassenanordnung samt Anlagen eingescannt. Eine Umlaufmappe ging dann oftmals durch mehrere Hände und es war nicht immer lückenlos nachvollziehbar, wo sich der Vorgang gerade befindet. Heute ist der Prozess komfortabler. Eingehende Rechnungen werden, wenn sie nicht schon in digitaler Form vorliegen, von der Kreiskasse im Vorfeld eingescannt und dann per Rechnungsworkflow im System direkt an den entsprechenden Fachbereich weitergeleitet. Die Rechnung wird dabei digital bearbeitet und die Anordnung per Pin unterzeichnet, bevor der Vorgang auf demselben Weg zurück zur Kreiskasse zur Auszahlung geht. Ebenso verhält es sich mit Kassenanordnungen, die von den Mitarbeitern unmittelbar in der Finanzsoftware erstellt und mit digitalen Anlagen versehen werden. Sie gelangen über den Workflow ohne Medienbruch zur Verbuchung in der Kreiskasse.

Büroleiterin Petra Kretzschmann freut sich über die vielen Vorteile der neuen Sachbearbeitung: „Bei rund 42.000 Kassenanordnungen im Jahr spart man neben einer Menge Lauf- und Liegezeiten vor allem Ressourcen. So dürften die Aufwendungen für Papier, Druckerpatronen und Aktenordner in diesem Bereich der Verwaltung zukünftig erheblich sinken. Ein weiterer Vorteil: Der Eingang der Rechnung und der Bearbeitungsstand sind in Echtzeit nachvollziehbar und von Anfang an dokumentiert.“

Stephanie Jung, Referatsleiterin der Kreiskasse und Projektleiterin, ist nach dem Start im Mai erleichtert: „Wir hatten mit einem halben Jahr Vorlaufzeit eine sehr knappe Projektphase. Es ist uns in der kurzen Zeit gemeinsam mit dem Softwarehersteller gelungen, alle organisatorischen Rahmenbedingungen umzusetzen, die von den Fachbereichen an uns herangetragen wurden. In nur einer Woche haben wir alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult, die mit dem System arbeiten. Wir sind froh, dass der Rechnungsworkflow gut angenommen wurde und nahezu ohne Probleme läuft“.

„Der digitale Rechnungsworkflow bedeutet für alle Mitarbeiter eine grundlegende Umstellung in ihrer Arbeitsweise. Dank der Offenheit und Bereitschaft aller Beteiligten, konnten wir einen weiteren Schritt hin zu einer modernen und effizienten Verwaltung gehen“, so Burkhard Nauroth, der Erste Beigeordnete des Landkreises Mayen-Koblenz.