Auch wenn
Telearbeit bei der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz bereits seit Langem möglich
war, wurde das Thema nicht zuletzt aufgrund der Corona-Pandemie noch einmal
verstärkt in den Fokus gerückt. Herausgekommen ist ein neues
Homeoffice-Konzept, das nun in einer Pilotphase erprobt werden soll. „Als
Arbeitgeber ist es uns wichtig, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die
Möglichkeit der Arbeit im Homeoffice zu bieten. Das fördert nicht nur die
Vereinbarkeit von Beruf und Familie, die bei uns als Audit-zertifiziertes
Unternehmen bereits seit Jahren großgeschrieben wird, sondern hilft auch, die
Motivation zu steigern. Und es wirkt sich positiv auf die Produktivität aus“,
sagt Büroleiterin Petra Kretzschmann und weiß, dass auch die zunehmende
Digitalisierung das Thema Homeoffice weiter vorantreiben wird.
Klares Ziel
des neuen Homeoffice-Konzepts ist es, die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und
der Verwaltung auf einen Nenner zu bringen. „Wir werden den Wünschen der
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter soweit wie möglich entgegenkommen und
selbstverständlich gleichermaßen dafür Sorge tragen, dass der Service für die
Bürgerinnen und Bürger sowie die kreisangehörigen Kommunen sichergestellt ist
und durch die Digitalisierung weiter ausgebaut wird“, erläutert Kretzschmann.
Aus diesem Grund stand für das mehrköpfige Projekt-Team, das mit der
Konzeptentwicklung betraut war, die Erarbeitung eines Konzepts im Fokus, bei
dem sich die Mitarbeitenden für eines von insgesamt vier angedachten Modellen
von Homeoffice entscheiden können. Zur Wahl stehen aktuell drei Varianten mit
Homeoffice-Zeiten von weniger als 50 Prozent, 50 bis 99 Prozent sowie 100
Prozent. Das vierte „Plus-Modell“ dient als Ergänzung zu den ersten drei
Varianten und ermöglicht einen frei wählbaren Arbeitsort mit flexiblen Zeiten.
Je nach Homeoffice-Modell erhalten Mitarbeitende die notwendige IT-Ausstattung
bis hin zu einer finanziellen Unterstützung für die Anschaffung von Mobiliar,
wenn die Wahl auf 100 Prozent Homeoffice fällt. Mitarbeitende, die das Modell
mit 50 bis 99 Prozent wählen, also überwiegend von zuhause aus arbeiten, werden
sich künftig ihren Büroarbeitsplatz im Kreishaus mit anderen teilen müssen.
Schon heute wird das sogenannte „Desksharing“ in der Koordinierungsstelle
Digitalisierung der Kreisverwaltung betrieben und trägt erfolgreich dazu bei,
vorhandene Ressourcen effizient zu nutzen.
„Das
Homeoffice-Konzept ist noch nicht endgültig in Stein gemeißelt. Wir wollen die
Pilotphase dafür nutzen, zu korrigieren, Abläufe zu eruieren und vor allem zu
evaluieren“, betont Büroleiterin Kretzschmann, die dem Projekt-Team
ausdrücklich für die hervorragende Vorarbeit dankt. Erprobt werden soll das
neue Homeoffice-Konzept zunächst von zwei Referaten der Kreisverwaltung. Von
den Teilnehmenden erhofft sich Petra Kretzschmann, dass sie sich aktiv
einbringen und weitere Vorschläge und Ideen an das Projekt-Team herantragen. „Nur
so können wir lernen, es besser zu machen“, weiß die Büroleiterin.
Zur
Beantragung eines der Homeoffice-Modelle wurde durch die Koordinierungsstelle
Digitalisierung eigens ein digitales Formular mithilfe der Antrags- und
Prozessplattform Civento entwickelt. Zudem wurde das Antrags- sowie das
Bewilligungsverfahren stark vereinfacht. „Mit dem digitalen Antragsverfahren
sparen wir einen erheblichen Arbeitsaufwand an allen Stellen – von der
Postverteilung bis hin zum Personalreferat, das bislang für jeden Telearbeitsplatz
eine Einzelvereinbarung mit der Mitarbeiterin beziehungsweise dem Mitarbeiter
treffen musste“, erläutert Büroleiterin Petra Kretzschmann.
Wann das
Homeoffice-Konzept nach der Pilotphase in der gesamten Kreisverwaltung
Anwendung finden wird, bleibt aktuell noch abzuwarten. „Wir sind aber
zuversichtlich, dass wir mit dem neuen Homeoffice-Konzept einen großen Schritt
in Richtung moderner Arbeitgeber gehen“, betont auch Heike Breitbach,
Personalratsvorsitzende der Kreisverwaltung Mayen-Koblenz. „Homeoffice ist kein
Muss, aber mittlerweile auch ein entscheidender Faktor bei der Gewinnung neuer
Arbeitskräfte. Für viele ist die durch Homeoffice gewonnene Flexibilität ein
Entscheidungsgrund für einen Arbeitgeber. Ich bin mir sicher, dass wir mit dem neuen
Konzept auf dem richtigen Weg sind.“
